国保連請求を毎月迷わない、11段階のチェックリストの作り方

2026.10.01ブログ

請求の作業は、毎月同じ手順のはずなのに、途中で手が止まると「どこまで済んだか」が分からなくなります。
この記事では、私たちが放課後等デイサービスの事業所のために作った、請求のチェックリストの中身を紹介します。
読み手は、請求の事務を担っている管理者や事務の方です。

書類が多く、月初に期限が3つ続く

この事業所の請求で、チェックリストに出てくる書類は15種類です。
利用表・欠席記録・実績・明細書・保護者への請求書と、作る順番にも決まりがあります。
書類が多いぶん、漏れや遅れが起きやすい作業でした。

さらに、月初に期限が3つ続きます。

請求の作業を、差し戻しの対応も含めて、次の11段階に分けました。

段階の中は、さらに1つずつの作業に分けています。
たとえば実績の作成は、利用時間・送迎・延長時間・算定時間・加算の日・イベントの参加を、1項目ずつ確かめる形です。
各項目は「未完了」「作業中」「完了」の3つの状態を、色と記号と文字で見分けられます。

順番を並べるだけでは、毎月同じ所でつまずきます。
そこで、間違えやすい所には、項目のすぐ横に短い注意書きを添えました。

工程と注意書きは、事業所の方がまとめていた手順のテキストを元にしました。

1つの書類は、いくつもの段階に出てきます。
たとえば明細書は、明細の作成・印刷・金額の照合・保護者への請求で、繰り返し使います。
そこで、同じ書類は全部の段階で、同じ色・同じ記号・太字で表示しました。
いま手に取る書類が、文字を読む前に色で分かります。

3日・4日・5日の期限は、画面の上部にいつも表示し、残りの日数を大きく出しています。
上限額管理結果票のFAXは、ほかの段階の進み具合に関係なく、5日までに送るものです。
順番どおりに進めている途中でも、期限の近い作業を見落とさないようにしました。

兄弟で利用しているお子さんは、利用者負担の上限の管理に、8つの手順が要ります。
この手順は、兄弟の設定をしたお子さんの所でだけ開くようにしました。
ほかのお子さんの明細は、いつもの手順だけで済みます。

差し戻しが来たときは、最初に対象のお子さんを選びます。
次に「実績の修正が要るか」「明細の金額が変わったか」の2つに、はい・いいえで答えます。
答えに応じて、直す書類の項目だけが開きます。
実績の修正が要らなければ、修正した書類を印刷するだけで終わります。

チェックの状態は、端末の中とGoogleスプレッドシートに自動で保存されます。
開き直すと、最後に「作業中」にした項目まで、画面が自動で移ります。
スマホでもPCでも使え、スプレッドシートから読み込めば、別の端末でも続きができます。

最初の版では、お子さんの名前を入れる欄で、1文字打つたびにスプレッドシートへ保存していました。
これでは、保存の回数が多すぎます。
そこで、入力を終えたときにだけ保存するように直しました。

このチェックリストの元は、事業所の方が書いていた手順のテキストでした。
まずは、毎月の請求の手順を、書類の名前と期限が分かる形で書き出してみてください。
書き出した手順があれば、私たちはそれを元に、事業所に合わせたチェックリストを作れます。

毎月の請求で、どこまで済んだかを思い出す時間があるなら。
請求の手順をチェックリストにしたいときは、お問い合わせからご相談ください。