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この記事で分かるのは、LINEに届く報告と日報を、毎晩決まった時刻に1通のまとめにする作り方です。
読み手は、チームの報告をLINEで受けている社長や管理者の方です。
仕組みの中身と、作るときに決めておく所を、順に紹介します。
作ったのは、3つの流れ
仕組みは、次の3つの流れでできています。
- 在宅メンバーの作業報告を、幹部のグループへ転送する
- 日報と見込み客を、LINEから開くフォームで登録する
- 毎晩21時に、チームごとの日報まとめをグループへ送る
動かしているのは、LINEの公式アカウントと、Googleスプレッドシートと、GAS（Googleのサービスの中で動く小さなプログラム）です。
専用のシステムを買わずに、ふだん使うサービスの組み合わせで作っています。
データは、すべて1つのスプレッドシートに集めています。
在宅の報告は、決まった言葉が付いたものだけ転送する
在宅メンバーは、報告用のLINEグループに作業の報告を書き込みます。
このうち「【作業報告】」の言葉が入った投稿だけを、幹部のグループへ自動で転送します。
それ以外の投稿は転送しません。
転送するときは、本文の頭に報告した人の名前を付けます。
名前は、まずスプレッドシートの名簿を見て、なければLINEの表示名を使います。
どちらも取れないときは「在宅メンバー」と出します。
LINEは、同じ投稿を2回届けてくることがあります。
そこで、届いた投稿の番号を記録し、一度転送したものは二度と送らないようにしました。
日報は、LINEから開くフォームで出す
日報は、LINEのトークの中で書くのではなく、LINEから開くフォームで出します。
出した日報は、決まった項目の形で、スプレッドシートに1件ずつ記録されます。
同じフォームで、見込み客も1回に10件まで登録できます。
見込み客には「○」と「×」の印を付け、まとめに載せるのは「○」だけにしています。
フォームには、チームの直近1か月の見込み客が、登録した日付つきで並びます。
21時に、チームごとのまとめを自動で送る
毎晩21時になると、その月の日報をチームごとに集計し、見込み客と一緒にグループへ送ります。
その日の提出が何人でも、決まった時刻に必ず届きます。
集計には、2つの決まりを入れました。
- 同じ人の同じ日の日報が2回出たら、新しいほうだけを数える
- 契約の数と売上は、キャンセルの分を引いてから出す
日報の出し直しがあっても数字が二重にならず、キャンセルの分も差し引かれます。
止めたいときは、管理画面のスイッチで止める
チームごとのまとめと転送は、管理画面でオンとオフを切り替えられます。
管理画面は合言葉で守り、スイッチの状態はスプレッドシートに残します。
一時的に止めたいとき、設定の値を消して止めると、あとで事故か意図か分からなくなります。
なので、止めるときは必ずスイッチを使う決まりにしました。
通数に数えられる送り方は、まとめと転送だけにした
LINEの公式アカウントでは、こちらから送るメッセージは通数に数えられます。
一方で、届いたメッセージへの返信は数えられません。
そこで、こちらから送るのは、21時のまとめと幹部への転送だけにしました。
受け付けの確認を返すときは、返信を使う決まりにしています。
つまずき：速くしようとして、転送を止めてしまった
LINEは、届いた投稿への応答が遅いと、受け取りを失敗とみなします。
そこで、転送をいったん順番待ちに入れて、あとからまとめて送る形に作り替えました。
ところが、あとから送る処理を動かす設定（トリガー）が入っておらず、転送が止まってしまいました。
すぐに前の版へ戻し、届いたその場で転送する形で動かしています。
古い記録が増え続けないように、毎日の自動の片付けだけは残しました。
まねするなら、まず「何時に、誰に、何を」を1つ決める
この仕組みは、最初から3つの流れがそろっていたわけではありません。
まずは「毎晩何時に、どのグループへ、何をまとめて送るか」を1つ決めると、作る範囲がはっきりします。
毎晩、LINEの履歴をさかのぼって、その日の報告を数えている人がいるなら。
LINEで日報を集める仕組みを作りたいときは、お問い合わせからご相談ください。
