LINEの依頼から請求書まで、1本の流れに｜太陽光・蓄電池の施工会社

太陽光・蓄電池の施工会社では、販売店からの工事の依頼を、LINE と Slack から手で書き写していました。
案件・日報・請求が別々の場所にあり、請求書を確定するときに、項目の漏れや写真の付け間違いが多く起きていました。

依頼は届いていたのに、請求までの線がつながっていなかった

この会社は、販売店5社から工事の依頼を受け、施工会社31社と一緒に工事を進めています。
依頼は、販売店ごとの LINE グループや Slack に、文章で届きます。
それを人が読み、お客様の名前・住所・日程を、施工管理のサービスへ入れ直していました。

工事が終わると、施工会社から日報と写真が届きます。
請求書を作るときも、案件の中身と日報・写真を、手で書き写す必要がありました。
書き写す場所が増えるほど、漏れと付け間違いの入り口も増えていました。

請求には、向きの違う2本がある

この会社の請求は、販売店へ出す請求と、施工会社から受け取る請求の2本です。
1つの案件に、複数の施工会社が入ることもあります。
どちらの請求も、同じ案件の項目から、食い違いなく作れる必要がありました。

決め手：届いた依頼から請求書まで、1本の線にする

私たちが目指したのは、案件を1か所だけに置き、そこから日報も請求も作る形です。
現場の方が日報を入れるだけで、請求書が組み上がるようにしました。
依頼の受け付け・案件の管理・日報・請求を、この順につなげた施工管理アプリを作りました。

作ったもの：業務の流れの順に

1. 販売店は、いつもの LINE や Slack に依頼を書き込む（入口は変えない）
2. アプリが投稿を決まった規則で読み、まだ案件になっていないお客様だけを、案件の候補にする
3. 社内の報告用の LINE に書かれた日程・担当・施工会社で、候補の空欄を埋め、何を変えたかを画面に出す
4. 自社の社員が候補を確かめて承認すると、案件が仮に登録され、概算の請求の下書きができる
5. 施工会社は、スマホで実施した項目を選び、写真と交通費を添えて日報を出す
6. 自社の社員が日報を承認すると、販売店への請求と、施工会社からの請求の両方が組み直される
7. 管理者が中身を確かめて、請求書を確定する

人が承認するまで、アプリが案件を登録することはありません。
請求書を確定するのも、必ず人です。

販売店には、工事の事実だけを見せる

販売店も、自分の案件の進み具合をアプリで見られます。
ただし、どの施工会社が工事に入ったかと、施工会社との金額は見せません。
「工事に入った」「工事が終わった」という事実だけを知らせる作りにしました。

お客様の声で、請求の決まりを変えた

工事の前に現場を見に行く「現地調査」にも、日報があります。
最初は工事と同じく、社員が承認してから請求に載せる決まりでした。
9月2日、お客様から次のご要望をいただきました。

「現調日報に限っては承認なしで請求可能にしてほしい」（お客様）

現地調査の請求は「行った回数×単価」で決まり、日報の中身は請求書に載りません。
そこで9月4日に、現地調査だけは承認を待たずに請求の下書きへ載せられる設定を足しました。
工事の日報は、今も承認が必要です。

つまずき：請求が、黙ってずれていた

本番で使い始めてから、予定の日付や完工を書き換える入口の一部が、請求を組み直していないと分かりました。
調べると、本番で25件の案件の請求がずれていました。

そこで、請求の材料を書き換える入口は、すべて書いたあとに請求を組み直すようにしました。
あわせて、前の25時間に材料が変わった案件のずれを毎朝数えて知らせる、見張りを付けました。
人が請求の画面で直した明細は、組み直しても元に戻さない決まりにしています。

8月1日からは、以前の施工管理のサービスを使わず、このアプリだけで仕事を回しています。

変わったこと

• 販売店からの依頼は、LINE と Slack から案件の候補になり、人は確かめて承認するだけになった
• 8月1日から9月29日の朝までに、販売店の入口に届いた投稿は3,091件、そのうち工事の依頼は564件
• すでに案件になっているお客様の依頼は候補にしないので、同じ案件を2度登録しにくくなった
• 日報を承認すると、販売店への請求と施工会社からの請求の両方が、同じ案件の項目から組み直される
• 請求書を作るために、日報と写真を見ながら書き写す作業がなくなった

今後：投稿の読み取りを、手元のPCで動くAIに任せる

いまは、投稿を決まった規則で読み取っています。
次は、手元のPCで動くAIに読み取りを任せる準備を進めています。
お客様の個人情報を外部の会社に出さず、利用料もかからない形です。
本番に出すのは、300件を続けて読み、誤りが0件になってからと決めています。

このアプリは「originalPAD」として、ほかの施工会社さまにもご提供しています

御社の名前・ロゴ・色で使える施工管理アプリとして、前身会社のときから同じ仕組みをご案内しています。
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LINE の履歴をさかのぼって、依頼を1件ずつ書き写す時間が、毎月あるなら。
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