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太陽光・蓄電池の施工会社が、施工店に向けて、施工管理アプリの説明会を開くことになりました。
私たちは、枠への割り振り・案内の文・出欠の記録を1つの画面で扱える道具を作りました。
作り始めた日のうちに、担当の方が使える形にしています。
49社を、9つの枠に割り振る説明会でした
案内する施工店は49社です。
説明会は3日間、1日に3回で、合わせて9つの枠を用意しました。
どの枠もオンラインで、枠ごとにビデオ会議のURLがあります。
どの会社がどの枠に来るのか、案内は送ったか、当日は出席したか。
この記録を1か所で確かめられるようにするのが、今回の目的です。
枠・会社・出欠を、1つの画面で見られるようにしました
画面は、枠の一覧、施工店の一覧、参加の記録の3つでできています。
すべての枠は、1つのページで一覧できます。
枠のURLの入力欄は、ふだんは折りたたんでおき、使うときだけ開きます。
施工店ごとに、どの枠に参加するかをチェックで付けます。
参加する方の立場は「事務・管理職」「現場」「兼務」の3つから選び、メモも残せます。
説明会が終わったら、枠ごとに「出席」「欠席」を記録します。
案内の文は、会社名と枠が入った状態でコピーできます
施工店への案内は、LINE で送ります。
画面のボタンを押すと、その会社の名前と、参加する枠の日時とURLが入った案内の文がコピーされます。
担当の方は、それを LINE に貼って送るだけです。
作っている途中で、案内の文に2行を足しました。
1行目は、ビデオ会議はアプリを入れなくても、ブラウザからそのまま参加できることです。
2行目は、背景の設定が要る方は、時間より前に入室してほしいことです。
枠を選ぶと、その枠に来る会社だけが並びます
施工店の詳細は、枠ごとに絞り込んで見られます。
会社ごとの詳細は折りたたんであり、開くと立場やメモが見えます。
画面は横幅いっぱいを使う形にして、一覧を見渡しやすくしました。
新しいサーバーは用意せず、その日のうちに出しました
この道具は、Google のスプレッドシートを記録の置き場にした、小さなウェブの画面です。
新しいサーバーは用意していません。
作り始めた日のうちに、本番の画面を出しました。
使えるのは、ログインした担当の方だけです。
3〜4人の担当の方が同時に保存しても記録が壊れないよう、保存は1件ずつ順番に処理します。
つまずき：出したばかりの画面に、枠も会社も出てきませんでした
本番の画面を出した直後、枠も施工店も一覧に出てこないことがありました。
エラーの表示もありませんでした。
原因は、スプレッドシートの日付の値でした。
日付の値を1つでも含めると、画面へ送るデータ全体が空になって届く仕組みでした。
送る前に日付を文字に直すようにして、枠と施工店が出るようになりました。
日程調整の記録は、1か所に集める
相手の数が多く、枠もいくつかある日程調整では、決めたあとの記録が別々の場所に分かれがちです。
枠・参加・案内・出欠を1つの画面に集めておけば、確かめるときに見る場所は1つで済みます。
取引先への案内の文を、毎回1社ずつ書き直しているなら。
こうした小さな道具づくりのご相談は、お問い合わせからどうぞ。
